Każda sprzedaż przeprowadzona przez działalność gospodarczą musi być udokumentowana. Sprzedaż dokonana na rzecz podmiotów gospodarczych powinna być udowodniona za pomocą faktur, z kolei w kasie fiskalnej rejestruje się sprzedaż dokonaną na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Przepisy o VAT nie zabraniają jednak ewidencjonowania sprzedaży na rzecz podmiotów gospodarczych za kasy fiskalnej. Podobnie sprawa ma się z osobami fizycznymi. Do transakcji wykazanej paragonem można bowiem, na żądanie nabywcy, wystawić fakturę, z tym, że konieczne jest by oryginał paragonu podpiąć pod egzemplarz faktury pozostający u podatnika.
Nowelizacja ustawy o VAT od 1 stycznia 2017 roku wprowadziła istotne modyfikacje, zmieniając zakres danych, jakie powinny znaleźć się w ewidencji VAT. W związku z czym organy podatkowe zgodnie uznały, że konieczne jest wprowadzenie wymogu przesyłania rejestru VAT w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla małych i średnich przedsiębiorstw, co w rezultacie budzi niemałe wątpliwości związane z ujmowaniem takich sprzedaży w obu ewidencjach.
Ujęcie faktur do paragonów w ewidencji VAT
W związku ze zmianami ustawy o VAT obowiązującymi od 1 stycznia 2017 roku, zostały wydane interpretacje indywidualne organów podatkowych, które rozwiewając wątpliwości, jakie budzą wprowadzone modyfikacje. Nowelizacja ustawy zmieniła zakres danych, które podatnik zobowiązany jest zawrzeć w ewidencji VAT. W poprzednim stanie prawnym przyjmowało się, że faktur wystawionych do transakcji udokumentowanych paragonem nie trzeba ujmować w ewidencji VAT, niezależnie od tego czy sprzedaż dokonana była na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności i rolników ryczałtowych czy podmiotów gospodarczych.
Tak naprawdę podatnicy stosowali różne metody, najważniejsze było jednak to, by prawidłowe kwoty sprzedaży i podatku wykazane zostały w deklaracji VAT. Jednakże nowelizacja ustawy wprowadziła wymóg zawarcia w ewidencji VAT, oprócz danych dotyczących rozliczenia podatków, również danych służących do identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, czyli numeru NIP nabywcy.
Oznacza to więc, że w świetle obowiązującego prawa podatnik jest zobligowany ujmować w ewidencji VAT wszystkie faktury wystawione dla podmiotów gospodarczych. Nie istnieje natomiast obowiązek, by podatnik wykazywał w ewidencji faktury wystawionej do transakcji udokumentowanej paragonem na rzecz osoby fizycznej czy rolnika ryczałtowego, a co za tym idzie osoba taka nie wymaga identyfikacji na potrzeby podatku. Wystarczy w ewidencji wykazać raport miesięczny z kasy fiskalnej.
Istotne jest by pamiętać, że zgodnie ze zmianami wprowadzonymi z dniem 1 stycznia 2017, czynni podatnicy mają obowiązek ujmować w ewidencji VAT każdą pojedynczą fakturę dokumentującą transakcję zawieraną z podmiotem gospodarczym, również te dotyczące transakcji rejestrowanych w kasie fiskalnej i potwierdzonych paragonem fiskalnym.
Ujęcie faktur do paragonów w pliku JPK_VAT
Obowiązek ujmowanie każdej transakcji w ewidencji VAT automatycznie przekłada się na obowiązek wykazywania tych danych w pliku JPK_VAT. W tym miejscu warto zaznaczyć, czy zatem jest Jednolity Plik Kontrolny. Przez to pojęcie należy bowiem rozumieć księgi i dokumenty księgowe prowadzone za pomocą komputerowych programów księgowych w odpowiednim formacie, których dane przekazuje się organom podatkowych na ich żądanie.
Plik JPK_VAT powinien więc zawierać wszystkie wykazane odrębnie faktury wystawione dla podmiotów gospodarczych, a także dane dotyczące raportów miesięcznych z kasy fiskalnej.
Ministerstwo Finansów w szczegółowej broszurze dotyczącej struktury JPK_VAT wskazało, że ewidencja zawarta w pliku zawierać powinna:
- część szczegółową dla każdej pozycji transakcyjnej – datę sprzedaży, datę wystawienia, nr dokumentu, nazwę nabywcy oraz jego adres, kwoty netto i kwoty podatku należnego;
- podsumowanie, w którym znajdą się dane dotyczące liczby wierszy oraz podatek należny według ewidencji sprzedaży, w okresie którego plik dotyczy.
