Księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest ewidencją księgową służącą do ujmowania operacji gospodarczych, dotyczących przychodów i kosztów, w formie uproszczonej. KPiR została przewidziana wyłącznie do celów podatkowych, ponieważ to głównie na jej podstawie ustala się podstawę opodatkowania.
Mówiąc bardziej szczegółowo w KPiR księguje się przede wszystkim:
- wszystkie rodzaje przychodów
- zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, a także koszty uboczne bezpośrednio powiązane z takimi zakupami
- wydatki, przez które rozumiane są wynagrodzenia dla pracowników (zarówno w gotówce, jak i w naturze) oraz wszelkie inne wydatki związane i wynikające z prowadzenie działalności gospodarczej
- koszty prac badawczo-rozwojowych (wprowadzone od kwietnia 2006)
Ponadto do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zobligowani są:
- osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania wybrały zasady ogólne lub też podatek liniowy
oraz
- spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie
czyli formy działalności, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów, usług i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 120 000 euro, przy czym należy liczyć w tym przypadku równowartość przeliczaną na walutę polską. W przypadku, gdy przychody netto przekraczają tę kwotę, podmioty zobligowane są do przejścia na pełną księgowość.
Z kolei podstawą jakichkolwiek zapisów w KPiR są dowody księgowe, a aktualnie należą do nich:
- faktury VAT – w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, faktury i noty korygujące oraz rachunki
- inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej – przede wszystkim powinny zawierać informacje dotyczące wiarygodne określenie wystawcy, datę wystawienia dowodu oraz datę dokonania transakcji, przedmiot której dotyczy operacja gospodarcza oraz podpisy osób uprawnionych. Do tego typu dokumentów zalicza się zatem głównie: faktury (dzienne zestawienie sprzedaży), noty korygujące, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, inne dokumenty zawierające wyżej wymienione dane
Rozliczanie przychodów
Podatnik jest zobowiązany prowadzić KPiR w sposób rzetelny i niewadliwy, czyli zgodny z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Ponadto zapisy w księdze przychodów i rozchodów, dotyczące sprzedaży wyrobów, towarów handlowych bądź usług, powinny być dokonywane na podstawie wystawianych faktur, natomiast w przypadku transakcji nieudokumentowanej fakturami, na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w który podatnik w jednej kwocie wykazuje całodzienną wartość przychodów. Taki dowód dzienny może być wystawiony w sytuacji, gdy nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja z zastosowaniem kas rejestrujących. Poza tym zapisów przychodów za pomocą dowodu wewnętrznego dokonuje się zawsze raz dziennie, a koniec dnia, albo przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego.
Warto również wiedzieć, że większość podatników ma prawo dokonywać zapisów w porządku chronologicznym, nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jednakże w tym terminie prawo dokonywania rozliczeń mają tylko podatnicy, którzy:
- w miejscu prowadzenia działalności prowadzą ewidencję sprzedaży
- dokonując sprzedaży wyłącznie w oparciu o wystawiane faktury
- prowadzą ewidencję przychodów za pomocą kasy rejestrującej
- mają podpisaną umowę z biurem rachunkowym
Sposób wypełniania KPiR:
- Kolumna 1 – przeznaczona do wpisywania kolejnego numeru zapisu w księdze
- Kolumna 2 – dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu
- Kolumna 3 – numer faktury lub innego dowodu
- Kolumna 4 i 5 – przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk, nazw firm oraz adresów kontrahentów, z którymi zostały zawarte transakcje
- Kolumna 6 – wpisywane są rodzaje przychodów i wydatków (zakup, zapłata za…itp.)
- Kolumna 7 – przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych, czy usług
- Kolumna 8 – przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów (np. przychodów wynikających z wynagrodzenia płatnika)
- Kolumna 9 – przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty przychodów zewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8
- Kolumna 10 – przeznaczona do wpisania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu
- Kolumna 11 – przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem (np. koszt związany z transportem)
- Kolumna 12 – przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom
- Kolumna 13 – przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów
- Kolumna 14 – przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnie 12 i 13
- Kolumna 15 – jest wolna, można w niej zapisać inne zaszłości związane z prowadzeniem działalności
- Kolumna 16 – pojawiała się od kwietnia 2006, przeznaczona do wpisywania kosztów badawczo-rozwojowych
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów nie jest łatwą rzeczą, dlatego jeżeli nie czujesz się na siłach do samodzielnego jej prowadzenia zlec to doświadczonemu księgowemu. Mogę polecić Ci biuro księgowe Rosco Tax, które zajmuje się prowadzeniem ksiąg przychodów i rozchodów. Ofertę biura sprawdzisz na stronie: https://roscotax.pl/prowadzenie-ksiegi-przychodow-i-rozchodow/
